O MITO DA URGÊNCIA
Entendo
que poderíamos iniciar este artigo com a seguinte provocação: “- faça o que é importante e não o que é
urgente”.
Na
realidade entendo que os gestores sentem que necessitam aceitar tanto trabalho
quanto possível, e conseqüentemente não podem dizer não, pois este
comportamento pode ser interpretado como fraqueza.
De
certa forma as pessoas progridem nas organizações pela capacidade que possuem
de fazer múltiplas tarefas com qualidade e eficácia.
Culturalmente
não somos preparados para dizermos não, pois isto pode ser sinal de
incapacidade ou incompetência. O fato é que este tipo de comportamento nos
levará, inevitavelmente, para a nossa perda de controle e você percebe que
deveria ter dito não. Uma simples frase: “Desculpe-me, mas não posso fazer esta
tarefa agora. Podemos pactuar para mais tarde? Para a data tal?”.
O
fato é que os gestores dedicam muito tempo lidando com coisas que acreditam ser
urgentes, mas que de fato, são de menor importância. O desafio é mudar esta
postura para que gastem mais tempo com assuntos importantes do que com assuntos
urgentes.
O
mito da urgência espalhou-se pelo ambiente organizacional. Em reposta a um
futuro desconhecido as organizações jogaram todas as suas fichas na rapidez.
Entendo
que rapidez não é sinônimo de competência e devemos pensar muito a este
respeito principalmente se na equipe não está presente a figura do questionador.
Este profissional desempenha um papel, de grande relevância para o sucesso das equipes.
Observo que a tendência das lideranças é a de contratarem profissionais “concordinos”,
pois assim lhes dará menos trabalho, vamos dizer assim, ou seja, vão realizar
as tarefas solicitadas de uma forma aparentemente mais rápida. Pessoalmente eu discordo
deste tipo de postura.
O
profissional com perfil questionador pode ser confundido num primeiro momento
com aquela pessoa que paralisa o processo, o “tranca rua”, mas sua
intervenção é de fundamental importância para refletirmos se estamos indo para
o caminho certo ou não. Costumo dizer que se fizermos tudo rápido sem
questionar ou até mesmo refletir profundamente podemos criar a figura do “burro dinâmico”, ou seja, vou fazer
tudo bem rápido, pois o chefe pediu assim, se der errado é culpa dele e não
minha. Este tipo de comportamento nos leva a um descomprometimento com a organização
e no final o processo se tornará muito mais lento.
A
área da qualidade nos traz um grande aprendizado ao defender que façamos
de uma única vez e de forma correta e para isto
utiliza-se de várias ferramentas que garantam este fim. Este conceito deve
estar muito claro para todos na organização. Como ferramentas de apoio podemos
citar o 5W2H, Pareto, PDCA, Ishikawa que nos fará aprofundar as análises de um
forma bem simples e direta sendo que estão a disposição de todos.
A
minha sugestão é a de que os gestores façam uma revisão completa, mas que
começa com pequenas mudanças para levar a melhoria incremental, sem sobressaltos.
Mudanças pequenas, mas significativas são realistas, possíveis e vão causar uma
revolução. A mudança traumática pode ser incontrolável sob certo aspecto. No âmbito
de pessoas, se é dramática pode ser vista como algo forjado e insustentável e
no âmbito organizacional, como algo confuso. Soluções do dia para a noite pertencem
ao passado e geram ansiedade.
Neste
sentido seguem algumas sugestões para focar-se nas tarefas importantes:
1 - Escolha um dia da semana para o seu planejamento semanal.
2 - Realize as tarefas importantes no início do dia, pois está mais descansado.
3 - Não preencha sua agenda o dia todo. Procure deixar duas horas livres como
reserva caso algum compromisso sofra um atraso.
4- Questione a validade de determinados relatórios. É impressionante o volume de
informações que são solicitadas em duplicidade ou até mesmo sem a necessidade.
5 - Escolha horários pré determinados para responde seus e-mails, ou seja, início e
final do expediente. O e-mail consome muito tempo de você. Já tive a experiência
de cancelar o envio de um determinado relatório e ninguém solicitou até hoje.
6- Desenvolva relatórios e informações padronizadas de sua área e os envie aos departamentos
que possuem interface com o seu. Desta forma irás evitar as solicitações de forma
intermitente. Faça de uma única vez.
7 - Pratique a escuta ativa, ouça a sua equipe, provavelmente eles possuem a maioria
das respostas ou, no mínimo, vão fazer você refletir sobre aspectos que não
havia pensado.
8 - Aprenda a dizer não, pois quer quiser agradar a todos acabará não agradando a
ninguém.
Muito
Obrigado 08/05/2013
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